Der sog. „Phantomlohn“ war in den vergangenen Jahren und ist immer noch ein Prüfungsschwerpunkt im Rahmen der Prüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung Bund, die für die Überprüfung der abzuführenden Sozialversicherungsbeiträge und Abgaben der Künstlersozialkasse zuständig ist.
„Phantomlohn“ oder auch „Fiktivlohn“ bezeichnet den Unterschiedsbetrag zwischen der von Arbeitgeber/innen (tatsächlich) gezahlten Vergütung und dem vertraglich geschuldeten Anspruch der Arbeitnehmer/innen.
Im Sozialversicherungsrecht gilt – anders als im Lohnsteuerrecht – das Entstehungsprinzip. Beiträge zur Sozialversicherung werden bereits dann fällig, wenn der Vergütungsanspruch der Arbeitnehmer/innen entstanden ist. „Phantomlöhne“ entstehen deshalb dann, wenn Arbeitgeber/innen die den Arbeitnehmer/innen zustehenden Vergütungsansprüche nicht vollständig erfüllen. Dies geschieht des Öfteren im Rahmen von Entgeltfortzahlung während des Urlaubs oder einer Krankheit.
Unter welcher Voraussetzung entsteht „Phantomlohn“
Bei der Berechnung des Urlaubsentgelts ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs zugrunde zu legen, in den auch Provisionen, Feiertags-, Nacht- und Sonntagszuschläge sowie Erschwernis- und Gefahrenzulagen einzubeziehen sind. Überstundenvergütungen inkl. Zuschläge und einmalige Zuwendungen, wie z. B. Weihnachtsgeld gehören nicht dazu. Werden Zuschläge u. Ä. nicht einberechnet, also ein zu geringes Urlaubsentgelt gezahlt, liegt „Phantomlohn“ vor.
Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist die in den letzten zwölf Monaten durchschnittlich geleistete Arbeitszeit und die dafür gezahlte Vergütung zugrunde zu legen. Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sowie Prämien, Provisionen und Sachbezüge sind zwingend zu berücksichtigen.
Überstundenvergütungen inkl. Zuschläge werden bei diesem sog. Lohnausfallprinzip nicht berücksichtigt. Bleibt die tatsächlich gezahlte Vergütung an die kranken Arbeitnehmer/innen hinter der geschuldeten Entgeltfortzahlung zurück, liegt gleichfalls „Phantomlohn“ vor.
Nachforderungen der Sozialversicherungsträger
Da die Arbeitnehmer/innen “fiktiv” mehr Vergütung hätte erhalten müssen, als tatsächlich ausgezahlt wurde, ist in beiden o. g. Fällen mangels „Zufluss“ keine Lohnsteuer durch die Arbeitgeber/innen einzubehalten und abzuführen.
Gleichwohl bestehen aufgrund des sozialversicherungsrechtlichen Entstehungsprinzips Beitragsnachforderungen der Sozialversicherungsträger für die nicht gezahlte Vergütung.
Im Gegensatz zu rückständigen Vergütungsansprüchen der Arbeitnehmer/innen die ggf. (tarifvertraglichen) kurzen Ausschlussfristen unterliegen, können Krankenkassen (aufgrund der geltenden Verjährungsfrist) bis zu vier Jahre rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge verlangen. Zusätzlich fallen entsprechende Säumniszuschläge an.
Hinweis zur Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit
Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Dies allerdings nur, wenn sie für tatsächlich geleistete Arbeit gezahlt werden. Liegt hingegen keine tatsächliche Arbeitsleistung vor (z. B. während Urlaub und Krankheit) unterliegen die geschuldeten Zuschläge der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht.
Unser Rat an Arbeitgeber/innen
Bei Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit im Unternehmen empfehlen wir, die Berechnungen der Entgeltfortzahlung, insbesondere für Urlaubs- und Krankheitszeiten, zu überprüfen. Darüber hinaus sollte die Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit von Zuschlägen bei der Zahlung von Urlaubs- und Krankengeld geprüft werden.
Für Mandaten/innen, die uns mit der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung beauftragt haben, erledigen wir dies selbstverständlich im Rahmen der monatlichen Abrechnung und besprechen mit ihnen das weitere Vorgehen.
